Como montar um coffee break: O passo a passo completo!

A famosa “pausa para o café” é uma das etapas indispensáveis no intervalo de reuniões, encontros, palestras, congressos e outros eventos de longa duração. Por isso, trouxemos as melhores dicas de como montar um coffee break sem defeitos.

Ter um bom planejamento é essencial para fazer um bom coffee break, por isso, há alguns passos importantes que precisam ser seguidos: escolher os alimentos, definir a quantidade, pensar na distribuição, organização do ambiente e não esquecer da reposição.

Seguindo esse roteiro, o seu coffee break será incrível e ,com certeza, deixará os participantes satisfeitos. Continue conosco e descubra todos os detalhes necessários para fazer o intervalo perfeito em qualquer evento!

Como montar um coffee break

Embora necessite de um bom planejamento para dar certo, não é tão difícil montar um coffee break satisfatório. Na verdade, basta fazer um roteiro completo, composto por todas as etapas que não podem ser esquecidas durante a organização.

Quer ajuda para não errar no lanche de intervalo do seu evento? Trouxemos as melhores dicas para você montar um coffee break incrível em apenas 5 passos simples:

1. Principais alimentos de um coffee break

O primeiro passo – e o mais importante – de qualquer coffee break é a escolha das comidas que serão servidas. Isso porque, embora seja um momento propício para fazer networking e bater um bom papo, o objetivo principal é alimentar os convidados e/ou participantes do evento.

Recomendamos que, ao elaborar o cardápio, você disponibilize opções vegetarianas, veganas, sem glúten, sem lactose e que sejam direcionadas para pessoas com restrições alimentares. Assim, ninguém é pego de surpresa durante o evento.

Para um coffee break, o ideal é selecionar comidas leves e fáceis de digerir, afinal, a intenção é oferecer um lanche e não uma refeição completa. Também é legal ficar atento ao horário do intervalo – se é manhã, tarde ou noite – para adaptar o cardápio.

Alguns dos alimentos que combinam com a ocasião e geralmente agradam os participantes são:

Comidas:

• Biscoitos;
• Croissant;
• Sanduíches prontos;
• Pães;
• Frios (Presunto, queijo, peito de peru e outros embutidos);
• Geleia, manteiga e patê para acompanhar os pães;
• Salgados;
• Frutas;
• Salada de frutas;
• Torradas;
• Docinhos;
• Bolos;
• Tortas.

Bebidas:

• Café;
• Chás;
• Leite;
• Achocolatado;
• Água;
• Refrigerantes;
• Sucos de frutas.

É válido ressaltar que você não precisa servir todas as opções citadas, até porque, a intenção não é desperdiçar comida. No entanto, você pode se basear nessa lista para selecionar os itens que mais se adequam ao público que participará do coffee break.

2. Certifique-se de ter uma quantidade recomendada de cada item

Como dissemos, não é legal exagerar na quantidade de alimentos para evitar sobras e desperdícios. Por isso, é essencial calcular a média de comida necessária para que todos os participantes saiam satisfeitos.

Sabemos que essa não é uma tarefa fácil, afinal, não dá para saber exatamente qual é a quantidade de comida que cada convidado vai consumir. Contudo, para ter uma base, o ideal é multiplicar o número médio de porções individuais pelo número de convidados.

A partir daí, basta fazer a multiplicação! Por exemplo: Para um evento com 100 pessoas, seriam necessárias aproximadamente 500 porções de salgados, 300 de doces, 300 de frutas e 30 litros de bebidas.

No entanto, se quiser ter mais segurança para não ser pego de surpresa durante o lanche, não se restrinja ao resultado final. Compre uma quantidade um pouco maior – mas sem exageros – de comidas e bebidas.

3. Distribua os alimentos de maneira inteligente

Depois de definir os tipos e a quantidade dos alimentos que serão servidos, é hora de pensar em outro aspecto importante: a forma que eles serão distribuídos e expostos na(s) mesa(s).

Naturalmente, muitas pessoas ficarão no local ao mesmo tempo e, para evitar tumulto, é imprescindível que os móveis fiquem dispostos de forma estratégica.

Para evitar problemas, a dica é deixar todas as bebidas em uma mesa separada. Dessa forma, o fluxo será menor na hora de servir, principalmente porque as pessoas costumam ir até lá mais de uma vez.

Se possível, sirva as comidas em uma mesa retangular e comprida. De preferência, coloque-a de uma forma que possibilite a passagem de todos os lados para que não se forme uma fila muito grande.

E nas extremidades das mesas, você pode disponibilizar os pratos, copos, guardanapos, talheres e os descartáveis necessários para que as pessoas possam encontrá-los e se servirem sem dificuldade.

4. Tome alguns cuidados quanto ao ambiente do coffee break

Normalmente, o ambiente onde ocorre o coffee break já faz parte do local do evento. Por isso, nem sempre é possível fazer exigências que facilitem o deslocamento dos participantes. Porém, independentemente do lugar, é preciso ficar atento a alguns pontos.

Além disso, não se esqueça de colocar lixeiras em pontos estratégicos do local. Dessa forma, as pessoas conseguem se desfazer dos lixos com facilidade, evitando jogá-los no chão ou deixá-los espalhados pelos cantos.

Se possível, não sirva as comidas na mesma sala em que está ocorrendo o evento. Além de tirar a atenção dos participantes enquanto ocorre a arrumação, também acaba impactando na limpeza e na organização do ambiente.

5. Procure sempre repor os itens na mesa

Por fim, para montar o coffee break perfeito é preciso ficar atento à reposição dos alimentos e bebidas expostos na mesa.

O ideal é não expor toda a quantidade para evitar desperdício, já que eles ficam abertos na mesa. Coloque à vista somente o que for necessário e guarde o restante bem embalado em um local reservado.

Mas fique sempre atento para não faltar nada e reponha sempre que precisar. Não permita que as bandejas fiquem vazias e nem que as jarras tenham menos de 1/3 do volume de líquido.

Se for possível, deixe uma pessoa encarregada somente para essa função. Assim, os alimentos podem ser repostos aos poucos e no momento certo, sem correria.

Qual a diferença entre brunch e coffee break?

Apesar de se tratarem de situações bem diferentes, é muito comum encontrar pessoas que confundem o coffee break com o brunch. E se você é uma delas, vamos tirar a sua dúvida de uma vez por todas.

Em tradução literal, o coffee break é uma “pausa para o café”. Isso quer dizer que é composto por aperitivos e coisas leves que saciam a fome, mas não substituem uma refeição completa (como o almoço, por exemplo).

No Brasil, ele costuma ocorrer nos intervalos de conferências, reuniões, palestras e outros eventos que duram mais de duas horas. Normalmente, os organizadores fazem essa pausa para que as pessoas possam se alimentar, conversar e “repor as energias” para conseguirem focar no encontro.

Já o brunch é a junção de breakfast (café da manhã) + lunch (almoço). Ou seja, é bem mais completo e precisa de um cardápio reforçado, com pratos completos, massas e opções mais pesadas.

Esse tipo de “lanche” é bem comum em alguns países – como nos Estados Unidos e na Inglaterra –, porém, ele não é tão usual assim nos eventos brasileiros. O brunch é uma boa alternativa para acontecimentos que duram o dia inteiro e não fornecem almoço. Normalmente, ele é servido entre 11h e 14h, já que engloba as duas refeições.