Como montar um coffee break: O passo a passo completo!

A famosa “pausa para o café” é uma das etapas indispensáveis no intervalo de reuniões, encontros, palestras, congressos e outros eventos de longa duração. Por isso, trouxemos as melhores dicas de como montar um coffee break sem defeitos.

Ter um bom planejamento é essencial para fazer um bom coffee break, por isso, há alguns passos importantes que precisam ser seguidos: escolher os alimentos, definir a quantidade, pensar na distribuição, organização do ambiente e não esquecer da reposição.

Seguindo esse roteiro, o seu coffee break será incrível e ,com certeza, deixará os participantes satisfeitos. Continue conosco e descubra todos os detalhes necessários para fazer o intervalo perfeito em qualquer evento!

Como montar um coffee break

Embora necessite de um bom planejamento para dar certo, não é tão difícil montar um coffee break satisfatório. Na verdade, basta fazer um roteiro completo, composto por todas as etapas que não podem ser esquecidas durante a organização.

Quer ajuda para não errar no lanche de intervalo do seu evento? Trouxemos as melhores dicas para você montar um coffee break incrível em apenas 5 passos simples:

1. Principais alimentos de um coffee break

O primeiro passo – e o mais importante – de qualquer coffee break é a escolha das comidas que serão servidas. Isso porque, embora seja um momento propício para fazer networking e bater um bom papo, o objetivo principal é alimentar os convidados e/ou participantes do evento.

Recomendamos que, ao elaborar o cardápio, você disponibilize opções vegetarianas, veganas, sem glúten, sem lactose e que sejam direcionadas para pessoas com restrições alimentares. Assim, ninguém é pego de surpresa durante o evento.

Para um coffee break, o ideal é selecionar comidas leves e fáceis de digerir, afinal, a intenção é oferecer um lanche e não uma refeição completa. Também é legal ficar atento ao horário do intervalo – se é manhã, tarde ou noite – para adaptar o cardápio.

Alguns dos alimentos que combinam com a ocasião e geralmente agradam os participantes são:

Comidas:

  • Biscoitos;
  • Croissant;
  • Sanduíches prontos;
  • Pães;
  • Frios (Presunto, queijo, peito de peru e outros embutidos);
  • Geleia, manteiga e patê para acompanhar os pães;
  • Salgados;
  • Frutas;
  • Salada de frutas;
  • Torradas;
  • Docinhos;
  • Bolos;
  • Tortas.

Bebidas:

  • Café;
  • Chás;
  • Leite;
  • Achocolatado;
  • Água;
  • Refrigerantes;
  • Sucos de frutas.

É válido ressaltar que você não precisa servir todas as opções citadas, até porque, a intenção não é desperdiçar comida. No entanto, você pode se basear nessa lista para selecionar os itens que mais se adequam ao público que participará do coffee break.

2. Certifique-se de ter uma quantidade recomendada de cada item

Como dissemos, não é legal exagerar na quantidade de alimentos para evitar sobras e desperdícios. Por isso, é essencial calcular a média de comida necessária para que todos os participantes saiam satisfeitos.

Sabemos que essa não é uma tarefa fácil, afinal, não dá para saber exatamente qual é a quantidade de comida que cada convidado vai consumir. Contudo, para ter uma base, o ideal é multiplicar o número médio de porções individuais pelo número de convidados.

A partir daí, basta fazer a multiplicação! Por exemplo: Para um evento com 100 pessoas, seriam necessárias aproximadamente 500 porções de salgados, 300 de doces, 300 de frutas e 30 litros de bebidas.

No entanto, se quiser ter mais segurança para não ser pego de surpresa durante o lanche, não se restrinja ao resultado final. Compre uma quantidade um pouco maior – mas sem exageros – de comidas e bebidas.

3. Distribua os alimentos de maneira inteligente

Depois de definir os tipos e a quantidade dos alimentos que serão servidos, é hora de pensar em outro aspecto importante: a forma que eles serão distribuídos e expostos na(s) mesa(s).

Naturalmente, muitas pessoas ficarão no local ao mesmo tempo e, para evitar tumulto, é imprescindível que os móveis fiquem dispostos de forma estratégica.

Distribua os alimentos de maneira inteligente

Para evitar problemas, a dica é deixar todas as bebidas em uma mesa separada. Dessa forma, o fluxo será menor na hora de servir, principalmente porque as pessoas costumam ir até lá mais de uma vez.

Distribua os alimentos de maneira inteligente.1

Se possível, sirva as comidas em uma mesa retangular e comprida. De preferência, coloque-a de uma forma que possibilite a passagem de todos os lados para que não se forme uma fila muito grande.

E nas extremidades das mesas, você pode disponibilizar os pratos, copos, guardanapos, talheres e os descartáveis necessários para que as pessoas possam encontrá-los e se servirem sem dificuldade.

4. Tome alguns cuidados quanto ao ambiente do coffee break

Normalmente, o ambiente onde ocorre o coffee break já faz parte do local do evento. Por isso, nem sempre é possível fazer exigências que facilitem o deslocamento dos participantes. Porém, independentemente do lugar, é preciso ficar atento a alguns pontos.

Além disso, não se esqueça de colocar lixeiras em pontos estratégicos do local. Dessa forma, as pessoas conseguem se desfazer dos lixos com facilidade, evitando jogá-los no chão ou deixá-los espalhados pelos cantos.

Se possível, não sirva as comidas na mesma sala em que está ocorrendo o evento. Além de tirar a atenção dos participantes enquanto ocorre a arrumação, também acaba impactando na limpeza e na organização do ambiente.

5. Procure sempre repor os itens na mesa

Por fim, para montar o coffee break perfeito é preciso ficar atento à reposição dos alimentos e bebidas expostos na mesa.

O ideal é não expor toda a quantidade para evitar desperdício, já que eles ficam abertos na mesa. Coloque à vista somente o que for necessário e guarde o restante bem embalado em um local reservado.

Mas fique sempre atento para não faltar nada e reponha sempre que precisar. Não permita que as bandejas fiquem vazias e nem que as jarras tenham menos de 1/3 do volume de líquido.

Se for possível, deixe uma pessoa encarregada somente para essa função. Assim, os alimentos podem ser repostos aos poucos e no momento certo, sem correria.

Qual a diferença entre brunch e coffee break?

Apesar de se tratarem de situações bem diferentes, é muito comum encontrar pessoas que confundem o coffee break com o brunch. E se você é uma delas, vamos tirar a sua dúvida de uma vez por todas.

Em tradução literal, o coffee break é uma “pausa para o café”. Isso quer dizer que é composto por aperitivos e coisas leves que saciam a fome, mas não substituem uma refeição completa (como o almoço, por exemplo).

No Brasil, ele costuma ocorrer nos intervalos de conferências, reuniões, palestras e outros eventos que duram mais de duas horas. Normalmente, os organizadores fazem essa pausa para que as pessoas possam se alimentar, conversar e “repor as energias” para conseguirem focar no encontro.

Já o brunch é a junção de breakfast (café da manhã) + lunch (almoço). Ou seja, é bem mais completo e precisa de um cardápio reforçado, com pratos completos, massas e opções mais pesadas.

Esse tipo de “lanche” é bem comum em alguns países – como nos Estados Unidos e na Inglaterra –, porém, ele não é tão usual assim nos eventos brasileiros. O brunch é uma boa alternativa para acontecimentos que duram o dia inteiro e não fornecem almoço. Normalmente, ele é servido entre 11h e 14h, já que engloba as duas refeições.


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